…la corretta gestione della tua casella mail!

La mail dovrebbe permettere di risparmiare tempo e quindi aumentare la produttività ma in realtà per molti è diventata una perdita di tempo! Perché?
Perché richiama tutto il giorno l’attenzione della gente danneggiando la produttività, la concentrazione e aumentando lo stress!

ti dà una mano a riprendere il controllo con alcuni semplici consigli ti ricorda che le mail sono uno strumento al tuo servizio e non il contrario!

	Basta disattivare la notifica per evitare la perdita di attenzione	Gli avvisi che spuntano al ricevimento di una mail compromettono la concentrazione sulle attività che si stanno svolgendo e creano un falso senso di emergenza di lettura della mail appena arrivata.
	Impostate, un paio di volte al giorno, orari precisi per leggere la posta elettronica e rispondere	E’ meglio pianificare il tempo e la durata più adatta per voi per eseguire questa operazione ed in momenti in cui in genere sapete di non essere interrotti.
	Ordinate le mail quando le leggete	Eliminate, rispondete, inoltrate o archiviate nelle relative cartelle. Identificate le priorità e le tipologie di intervento. Non lasciate mail “non lette” nella vostra casella di posta.
	Cancellatevi dalle newsletter che non vi interessano e che non leggete mai	Se pensate di voler leggere in seguito utilizzate il sistema di archiviazione automatica in una cartella dedicata e non nella casella di posta.
	Archiviazione le e-mail lette e gestite nelle relative cartelle	Un ordine alfabetico, numerico o per codice colore potrebbero essere ottime alternative basate sulla tipologia di progetti gestiti.
	Archiviate periodicamente le “vecchie” mail	Per evitare di esaurire lo spazio disponibile archiviate in base ai criteri di gestione della posta elettronica dell’azienda (disco rigido, rete condivisa o cloud ad esempio).
	Cancellate le mail inutili	Generalmente circa la metà delle mail che riceviamo può essere cancellato. Se non è necessario archiviarle cancellatele e nel caso di ennesima e-mail di una lunga discussione con tutte le risposte allegate mantenete solo l’ultima.
	Facilitate la fruizione della mail e dei suoi contenuti	Scrivere testi brevi e rilevanti nel campo oggetto della mail rende la lettura e l’archiviazione molto più facile, mantenete le vostre mail brevi, chiare e professionali, assicurandovi che la vostra firma e-mail contenga tutte le informazioni utili.
	Gestione dei gruppi e delle liste di distribuzione	Alcune comunicazioni sono inviate a determinate persone su base regolare: per isparmiare tempo create gruppi (o liste di distribuzione). Se volete che i destinatari rimangano nascosti agli altri, basta inserire gli indirizzi e-mail in “ccn” invece di “a” o “cc”.
	Organizzate automaticamente i messaggi di posta ricevuti ed inviati	I sistemi di posta consentono di spostare automaticamente i messaggi in cartelle dedicate, questo permette un risparmio di tempo e la gestione ottimale delle priorità.
	Utilizzate le firme automatiche	Le firme automatiche nelle mail permettono di aggiungere loghi, video, link e messaggi e di avere firme diverse secondo il tipo di destinatario o messaggio.